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关于加强台州市公证机构规范化管理的若干意见

政策

发布部门：台州市司法局发布时间：2023年12月29日有效性：有效

各县（市、区）司法局：为加强对全市公证机构的监督、指导，规范执业活动和内部管理，促进公证事业健康有序地发展，根据《中华人民共和国公证法》等相关法律、法规规定，结合台州公证工作实际，制定本意见。一、公证机构的制度建设与执行1、公证处应不断建立、完善内部管理机制，按照有关法律法规和上级主管部门的要求，制订以下内部管理制度：（1）公证人员廉洁执业措施和职业道德规范；（2）政治、业务学习和培训制度；（3）主任会议、处务会议制度；（4）公证质量监控制度和公证员执业过错责任追究制度；（5）公证信访、复查、投诉处理流程和办法；（6）公证处印章、公证员签名章保管和使用规定；（7）重大、疑难、复杂公证业务集体讨论制度；（8）公证档案管理制度；（9）公证专用纸使用管理制度；（10）财务和资产管理制度；（11）事务公开制度；（12）人员岗位职责；（13）便民服务制度；（14）其他内部日常管理制度。2、公证处应当按照浙江省公证协会《关于建立公证重大事项报告制度的通知》的要求，及时逐级向台州市司法局公证管理处报告公证重大事项。3、公证员助理协助公证员办理公证事项，不得独立开展公证业务，出具公证文书。4、公证人员执业时应着规定服装，佩带与工作性质相符的微章、工作胸牌。5、公证处应准确、及时地上报公证半年报表、公证年报表及各类统计数据。其中，公证半年报表在每年的6月28日前上报，公证年报表在每年的12月28日前上报。二、公证质量管理1．公证处办理公证业务时应当严格执行《公证程序规则》的规定，从申请、受理登记、告知、审查、核实、审批、出证、送达、立卷归档等各个流程、环节把握办证质量，杜绝错、假证。公证处必须坚持统一收费、统一出证、统一存档制度。2．公证处应严格执行审批出证制度，公证书由公证处负责人或负责人指定的公证员审批出证，任何公证员不得审批自己办理的公证书，法律法规另有规定的除外。3、公证处应建立公证质量监控制度，对于重大、复杂、疑难的公证事项，应由公证处主任或副主任召集公证员集体讨论，并将讨论意见记录附卷。4、公证处每季度应对本处公证质量进行一次自查，分析质量状况，对存在的质量隐患提出消除措施，并形成书面报告存档；公证处应不定期组织公证员开展公证质量自查、互查，发现问题，及时纠正。5、公证处应当自觉接受司法行政机关以及当事人和社会的监督；公开投诉电话、传真、邮箱，在醒目处设置意见箱，畅通复查和投诉渠道，依法受理和处理当事人提出的复查申请和投诉，并将相关情况及时逐级上报市司法局公证管理处。6、公证处应当不断推进公证信息化建设，充分利用现代科技为公证工作服务，提升公证质量和服务水平。三、公证执业秩序管理1、公证处应当在核定的执业区域内受理公证业务。2、公证处、公证员应当本着尊重同行，做到同业互助，共谋发展的原则开展执业活动，必须恪守职业道德和执业纪律，维护公证行业整体利益，树立公证行业的公信力。3、公证处、公证员不得从事下列不正当竞争行为：（1）在报刊、广播、电视、互联网等媒体上或利用其他手段提供虚假信息，对本公证处、公证人员进行夸大、虚假宣传，误导当事人、公众或社会舆论；（2）以诋毁其他公证处或公证员声誉的手段争揽公证业务；（3）故意在当事人与承办公证人员之间制造纠纷，导致当事人终止办理公证业务或更换承办公证员；或利用人际关系、利诱等不正当的方法争揽已由其它公证处、公证员受理的公证业务；（4）采取给予公证当事人或公证事项介绍人回扣、佣金或回扣、佣金性质的费用或其他利益的手段承揽公证业务；（5）采取贿赂等手段争揽公证业务；（6）降低国家规定的收费标准争揽公证业务；（7）利用与行政机关、社会团体、经济组织的特殊关系，排斥同行，争揽公证业务；（8）其他不正当竞争行为。四、培训与考核1、公证处应当组织本处的公证人员参加各级业务主管部门举办的培训班、研讨会和学术经验交流会等活动。公证处应至少每月组织一次业务学习。2、公证员每年参加职业继续教育培训的时间不得少于四十学时；每年完成一篇以上公证实务理论论文和一个公证案例的撰写。3、公证处的年度考核由所在地司法局依照上级司法行政机关的规定在每年的第一季度实施，由公证管理、组织人事、财务审计等部门组成年度考核组，负责公证处的年度考核工作。公证处应当于每年2月1日前向考核机关提交上年度工作报告和本年度工作计划。4、公证员、公证员助理的年度考核由所在的公证处实施。公证处负责人的年度考核由所在地司法局实施。5、公证处内部管理混乱的，公证质量出现明显问题的，对主管部门的监督和指导不予理会或推诿的，年度考核未达到合格以上等次的，由市司法局对该公证处的负责人及直接责任人员予以批评教育，提出整改要求，或者组织学习培训。本意见由台州市司法局负责解释。本意见从发布之日起实施。二〇〇九年八月六日

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