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各县（市、区）司法局：现将经修订的《台州市公证诚信档案管理办法》、《台州市公证人员清廉服务守则》、《台州市公证专用纸管理办法》、《台州市公证档案管理办法》等四个管理规定印发给你们，请遵照执行。                                    台州市司法局                  2014年7月17日台州市公证诚信档案管理办法 第一条  为促进我市公证处、公证人员规范执业，忠实履行公证职能，保证公证质量，提高公证公信力，制定本办法。第二条  公证诚信档案是记载公证处、公证人员诚信情况的书面材料。第三条  台州市司法局公证管理处负责建立全市公证处及公证员诚信档案。县（市、区）司法局负责建立本地公证处及公证员诚信档案。公证处负责建立本处公证员助理诚信档案。第四条  下列公证处、公证人员列入诚信档案管理：1.全市各公证处；2.公证员；3.公证员助理。第五条  诚信档案记裁内容：1.对公证处及公证人员的投诉、申诉；2.行风监督员对公证处及公证人员的监督意见；3.全市公证质量检查中发现的问题；4.公证处公证质量监督小组对本处公证质量检查情况的报告；5.公证处对本处及公证人员信用情况的评查报告；6.公证处、公证人员获奖励或受处分的证明；7.公证处、公证人员年度考核结果；8.公证处年度总结；9.其他公证管理部门认为应当记载的内容。第六条  公证处对本处及本处公证人员的信用情况每半年要评查一次。全年评查情况及年度总结在次年的公证机构、公证员年度考核时上报市局公证管理处。公证处公证质量监督小组每季度要对本处的公证质量进行一次检查，检查形式由公证处自行决定。县（市、区）司法局每半年要对所属公证处的公证质量进行一次检查，质量检查情况要及时上报市局公证管理处。第七条  本办法由台州市司法局公证管理处负责解释。第八条  本办法自发布之日起施行。 台州市公证人员清廉服务守则 第一条  为提高我市公证人员的政治素质和职业道德水平，促使公证人员在履行职务时切实保持清正廉洁，维护和增强公证公信力，根据《中华人民共和国公证法》和司法部有关规定，制定本守则。第二条  公证人员应当忠于宪法和法律，依法办理公证事项，恪守客观公正的原则，做到以事实为依据，以法律为准绳。第三条  公证人员应政治坚定、业务精通、维护公正、恪守诚信，坚定不移地做中国特色社会主义事业的建设者、捍卫者。第四条  公证员应当珍惜职业荣誉，强化服务意识，勤勉敬业，为当事人提供优质高效的公证法律服务。第五条  公证处应实行并坚持“三公开”、“一监督”制度，即办证程序公开、收费标准公开、清廉制度公开；公证人员实行挂牌服务，自觉接受群众和有关部门的监督。第六条  公证处必须由财务人员按照规定标准收取公证费及相关费用，严禁公证员自行收费。减少或免除收费须经主任或副主任审查批准。第七条 公证处必须严格按照财务会计制度管理经费开支，及时缴纳规定的税费，公证处主要负责人不直接分管财务工作。第八条 公证人员应当树立廉洁自律意识，遵守职业道德和执业纪律，不得从事有报酬的其他职业和与公证员职务、身份不相符的活动。第九条  公证人员必须忠实履行职务，严格按照办证程序完成出证工作，不得私自办证；不得违法办“人情证”、“关系证”；不得接受当事人的吃请、馈赠；不得向当事人勒索钱物或谋取其他利益。第十条  公证处、公证人员应当与同行保持并发展良好的合作关系，尊重同行，公平竞争，同业互助，共谋发展。第十一条  公证处、公证人员之间友好相处，不得在任何场合以言论或行为贬低或损害其他公证处、公证人员的形象和信誉。第十二条  公证处应遵守上级管理部门和行业组织制定的各项规定与自律条款。严禁采用擅自降低收费标准或以“协办费”、“劳务费”名义支付回扣等方式进行不正当竞争。第十三条  公证处、公证人员在办理公证时不得为下列不当行为：（一）利用媒体或者其他方式进行夸大、虚假宣传，误导当事人；（二）利用职务之便谋取不当利益；（三）在名片上印有曾经担任过的行政职务、荣誉职务、专业技术职务或者其他头衔；（四）采用不正当方式垄断公证业务；（五）干扰其他公证处或者公证人员正常的公证业务；（六）公证处未经有管理权限的司法行政部门同意，擅自设立办事机构或者分支机构。第十四条  办理涉外公证必须严格执行《涉外人员守则》及有关规定。第十五条  本办法自发布之日起施行。台州市公证专用纸管理办法 第一条  为规范公证专用纸（以下简称专用纸）管理，根据中国公证协会《公证专用纸管理办法》要求，结合我市实际，制订本办法。第二条  专用纸是制作涉外及涉港澳台公证文书的防伪纸张。第三条  发往外国及我国港澳台地区的公证书正本、副本的公证证词页、公证证词译文页应当使用专用纸。但归档的公证书除外。未经司法部批准不得扩大专用纸的使用范围或者将专用纸用于非公证书的制作。第四条  专用纸管理实行统一订购、统一发放、统一管理，责任到人原则。第五条  台州市司法局公证管理处（以下简称公管处）负责全市专用纸的订购、发放和管理工作，并对发放情况造册登记；公管处主要领导为专用纸管理负责人（以下简称负责人）。第六条  各公证处应确定主任或一名副主任为专用纸管理责任领导（以下简称责任领导）；确定一名工作仔细、责任心强的在编公证人员为专用纸管理责任人（以下简称责任人）。责任领导和责任人名单分别报本级司法局和公管处备案。责任领导和责任人如有变动，应做好工作移交，并及时报告备案部门。第七条  各公证处应按照规定时间，根据专用纸实际使用量，确定下一年度所需专用纸数量计划并报公管处，由公管处统一向省司法厅订购。第八条  公管处从省司法厅申领专用纸后，应进行入库登记；公证处向公管处申领专用纸，应填写《公证专用纸申领表》（附表一）一式两份；《公证专用纸申领表》须经公证处责任人签名，责任领导批准，并加盖公证处公章；公管处负责人在《公证专用纸申领表》上签名并加盖公管处公章后，一份作为公管处专用纸出库依据，一份返回公证处作为专用纸入库依据。第九条  公证处申领专用纸后，经责任领导检查验收，由责任人依据经公管处负责人签名并加盖公管处公章的《公证专用纸申领表》登记入库并负责保管。第十条  专用纸应存放在保险柜内。专用纸用量较大的公证处应设立专门的保管室或保管专柜。保管场所必须安装防盗门窗，专室或保险柜必须安装报警器与公安110或值班室相连，坚持值班室有人值班。第十一条  具体使用专用纸的公证人员，应凭经过审批的公证卷宗到责任人处填写《公证专用纸使用登记表》（附表二）办理手续，再按实际需用数量领取专用纸。第十二条  打印发生错误或其他原因造成专用纸作废，使用人员应将作废专用纸及时交回给责任人，并办理《作废公证专用纸登记表》（附表三）填写手续，再调换新的专用纸。第十三条  一包专用纸使用完毕，责任人应将《公证专用纸使用登记表》和《作废公证专用纸登记表》交责任领导审核签名以后，再启用第二包专用纸。第十四条  公管处应定期组织集中销毁作废专用纸。销毁作废专用纸前，公证处应将作废专用纸的编号剪下依次序粘贴于A4白纸上予以保存。销毁专用纸应有两名以上人员在场。作废专用纸编号和销毁清单应一式三份汇总成册，复印件报公管处、省司法厅，原件移交公证处档案室列为永久保管。第十五条  公证处的《公证专用纸使用登记表》、《作废公证专用纸登记表》应每半年一式两份汇总成册，复印件报公管处，原件移交公证处档案室，列为永久保管。第十六条  专用纸自申领、验收时起至制成公证书止，责任领导、责任人及公证处内部知情人员，均不得将专用纸储藏地点、保管方法等泄露给无关人员。第十七条  主管司法局对所属公证处的专用纸保管、使用情况负有检查监督职责，若发现问题，应及时责令公证处改正；公管处应经常性开展专用纸保管和使用情况的检查和抽查。第十八条  各公证处之间不得自行调剂专用纸。第十九条 各公证处发现专用纸遗失、被盗，应及时向公安机关报案，并将遗失、被盗的专用纸数量与编号迅速报告主管司法局和公管处；公管处应当立即报告省司法厅。第二十条  公证处有下列情形之一，由台州市司法局报请司法厅批准，暂停办理涉外、涉港澳台公证业务：（一）专用纸被盗、遗失后隐瞒不报的；（二）专用纸一次被盗、遗失数量达到二百张的；（三）专用纸保管、使用混乱，可能发生严重后果，经检查督促，在限期内不能改正的。暂停办理涉外、涉港澳台公证业务的公证处，在查明原因，改进工作并对责任人作出相应处分后，可以继续办理涉外、涉港澳台公证业务。第二十一条  公证处有下列情形之一，由台州市司法局报请省司法厅批准，撤销办理涉外、涉港澳台公证业务：（一）公证处工作人员倒卖专用纸的；（二）专用纸一次被盗、遗失数量达到一千张的；（三）专用纸被盗、遗失达到两次以上的。第二十二条  公管处和公证处人员因工作责任心不强、玩忽职守等原因，造成专用纸被盗、遗失的，应视情节轻重，给有关人员相应处分；倒卖专用纸、或者渎职，情节恶劣，造成专用纸被盗、遗失数量较大的，移送司法机关，依法追究刑事责任。第二十三条  本办法由台州市司法局公证管理处负责解释。第二十四条  本办法自发布之日施行。公证专用纸申领表（公证处入库凭据）申领单位名称（盖章）申领数量（单位：张）申领日期经手人（签名）批准人（责任领导签名）专用纸编号（公管处填写）台州市司法局公管处负责人（签名）批准日期台州市司法局公管处（公章）台州市司法局公证管理处监制公证专用纸申领表（公管处出库凭据）申领单位名称（盖章）申领数量（单位：张）申领日期经手人（签名）批准人（责任领导签名）专用纸编号（公管处填写）台州市司法局公管处负责人（签名）批准日期台州市司法局公管处（公章）台州市司法局公证管理处监制公证专用纸使用登记表单位：日期专用纸编号数量申请人公证事项公证书编号公证卷宗号批准人领取人签字台州市司法局公证管理处监制作废公证专用纸登记表时间专用纸编 号数量领用人保管人批准人销毁人监督人销毁日期台州市司法局公证管理处监制台州市公证档案管理办法 第一章 总 则 第一条  为加强公证档案的科学管理，根据《公证程序规则》及司法部、国家档案局联合下发的《公证文书立卷归档办法》、《公证档案管理办法》，结合近年来公证工作实际情况，制定本办法。第二条  公证档案是公证处证明活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分，具有重要的参考利用价值。各公证处必须严格按照要求，认真做好公证档案的立卷、归档、保管工作。第三条  公证档案必须由公证处单设库房，集中统一管理，档案管理人员相对稳定。第四条  公证处的档案工作受同级和上级司法行政机关档案管理部门和同级地方档案行政管理部门的指导和监督。 第二章 立卷 归档 整理 保管 第五条  公证事项办理结束或终止，承办人应按照规定，在三个月内将公证事项的全部文书材料进行立卷、归档。第六条  公证事项涉及的各种证明材料、谈话记录、往来文书等，都必须用钢笔、毛笔书写、签发或打印，字体要求整齐清晰，并一律采用A4纸；原件非A4纸的，应粘贴在A4纸上。第七条  公证档案分为国内民事、涉外民事、国内经济、涉外经济四类，按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷。同一当事人为同一目的而办的数项公证，可合并一卷。跨年度的公证，在办结年立卷。第八条  公证档案卷内一律用阿拉伯数字逐页编号，页码位置正面在右上角，背面在左上角，并按照以下顺序排列：（1）卷宗封面（应注明公证处名称、公证编号、公证事项、公证当事人姓名、公证分类、收件日期、公证日期、归档日期、保管期限、公证员姓名等）；（2）卷宗目录（主要包括目录、起止页号）；（3）公证书正文（含公证书所证明的法律文书，如合同、委托书、遗嘱、声明书、文件副本、影印本等；公证书译文）；（4）签发稿；（5）公证申请表；（6）受理通知书；（7）告知书；（8）当事人身份证明；（9）当事人提供的其它有关证明材料；（10）当事人申请证明的文书材料原件；（11）公证员接待当事人的询问记录；（12）公证处审查、调查所取得的证明材料；（13）其他有关材料；（14）公证员承办公证事项审批表；（15）公证书送达回证；（16）公证费收据或减免收费（法律援助）审批表；（17）备考表（主要填写卷内文书材料说明、立卷人姓名、检查人姓名、立卷时间等）；（18）卷底。第九条  对不能附卷归档的实物证明，可将其照片及证物名称、数量、重量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载或留存附卷后，分别保管。第十条  公证档案一律使用棉线绳，三眼或五眼活结装订，线结处贴上公证处封签，并在骑缝线上加盖立卷人名章。第十一条  公证档案材料有破损的，应修补或复制，复制件放在原件后面。字迹难以辨认的材料，应当附抄件。需附卷的信封应打开平放，并保留邮票。纸面过大的材料，应按A4纸大小折叠整齐。第十二条  涉及国家机密和个人隐私的公证事项，应列为密卷，并在档案右上角加盖密卷章，遗嘱公证列为密卷单独保管，立遗嘱人死亡后转为普通卷保管。第十三条  公证档案保管期限分为永久、长期和短期三种。其中：（1）凡属于需要长远查考、利用的公证档案，列为永久保管；（2）凡属于在相当长时期内需要查考、利用，作为证据保存的公证档案，列为长期保管，保管期限为六十年。（3）凡属于在短时间内需要查考、利用，作为证据保存的公证档案，列为短期保管，保管期限为二十年。（4）公证档案的保管期限，从公证事项办结或终止后的下一年起算。第十四条  凡终止的公证事项所形成的档案，列为短期保管。第十五条  由公证处复查和地方公证协会复查争议处理公证事项所形成的文书材料，应与原公证档案合并保管，保管期限与原公证档案相同。复查后作出撤销公证书决定的，其公证档案与复查材料及撤销公证书的决定（通知）合并重新列为短期保管。保管期限从原公证档案保管期限起算时间开始计算。第十六条  公证处总登记簿列为永久保管。第十七条  对未明确规定保管期限的公证档案，由公证处比照上列档案保管期限的规定提出意见，报同级司法局批准后执行。第十八条  超过保管期限并经鉴定确无保存价值的公证档案，在进行登记造册并报同级司法局书面批准后予以销毁。被批准销毁的公证档案，应保留一份公证书，按年度、类别整理立卷，连同销毁档案的批件、清册，一同列为永久保存。 第三章 查阅与借调 第十九条  公证处应严格执行保密制度，建立公证档案借阅制度和档案借阅登记簿。第二十条  查阅或借调公证档案应遵照以下规定办理：（1）人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要查阅公证档案，应出具正式查阅函件，经公证处主任批准后办理查阅手续；因特殊情况必须借阅公证档案，还应办理借据，限期归还；（2）律师因诉讼代理需要查阅公证档案，应出示律师本人身份证、律师执业证、律师事务所查阅证明（介绍信）及当事人同意律师查阅本人公证档案的证明，经公证处主任或副主任批准后可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证员与当事人的谈话记录；（3）同级或上级司法行政机关的公证管理部门，因工作需要借阅公证档案，应履行借阅登记手续；（4）凡涉及国家机密和个人隐私的公证密卷档案，以及当事人要求保密的公证档案，一般不得查阅和借调。特殊情况必须查阅的，须经当事人同意后，报同级司法局批准；（5）凡经批准允许查阅的公证档案，可以摘抄或复印所查阅的内容。 第四章 附 则第二十一条  本办法自发布之日起施行。 附件：（1）公证档案保管期限分类；（2）公证档案查阅登记表；（3）公证档案外借登记表；（4）公证档案销毁登记表。 附件1： 公证档案保管期限分类 一、永久保管的公证档案：1、收养证明；解除收养证明。2、出生证明；死亡证明。3、结婚证明；离婚证明。4、亲属关系证明。5、继承权证明。6、有关财产转移方面的声明书证明。7、赠与证明。8、房屋买卖证明。9、析产证明、产权证明。10、遗嘱证明。11、学历证明。12、提存证明。13、宅基地使用权证明。14、商标注册证明。15、公司章程证明。16、涉及不动产的证据保全证明。二、长期保管的公证档案：1、受过或未受过刑事处分证明。2、职称证明。3、国籍证明。4、营业证书证明。5、抵押担保证明。6、招标投标证明。7、联营协议证明。8、中外合资、外资企业的合同证明。9、申请专利的有关证明。10、劳务合同证明。11、清点遗产证明。12、证据保全证明。13、房屋搬迁协议证明。14、房屋租赁证明。15、涉及不动产的副本、节本、译本、影印本与原本相符证明。16、履行期在十六年及以上的各种合同证明。17、用于诉讼的有关证明。三、短期保管的公证档案：1、生存证明、健康证明。2、定居证明。3、未婚证明、无配偶证明。4、委托书证明。5、援外人员劳动保险证明。6、副本、节本、译本、影印本与原本相符证明。7、现场监督证明。8、商品成分证明。9、技术标准证明。10、企业承包租赁证明。11、生产经营责任制证明。12、执行许可证明。13、保管遗嘱证明与其他文件证明。14、履行期在十五年及以下的各种合同证明。附件2公证档案查阅登记表查阅日期查阅单位查阅人批准人被查档案卷宗号备注附件3公证档案外借登记表外借日期外借单位外借人批准人被外借档案卷宗号归还日期附件4公证档案销毁登记表销毁日期销毁档案卷宗号批准销毁文件监销人（此件公开发布）台司〔2014〕63号关于印发《台州市公证诚信档案管理办法》等四个管理规定的通知.pdf